La relance des clients présente beaucoup d’enjeux pour les entreprises, surtout au niveau de la trésorerie car il s’agit d’un retard de paiement. Ici, vous trouverez la manière pour relancer un client lors d’une facture impayée, par mail.
Pourquoi recourir au mail de relance ?
Malheureusement, les factures impayées font partie du quotidien des PME. Les clients tardent à payer, alors que les charges ne diminuent pas, ce qui provoque un déséquilibre dans la trésorerie. C’est là qu’intervient le mail de relance. Ce mail répond à deux enjeux qui sont d’entamer la procédure de recouvrement tout en maintenant au beau fixe la relation client..
La rédaction du mail de relance
Les mentions indisponibles
Il est d’utilité de mentionner certaines informations clés, afin d’aider le client à s’y retrouver :
- Lesdonnées relatives à la facture concernée: le numéro et la date,
- Lemontant de l’impayé,
- Lespénalités de retard, applicables dès le premier jour d’impayé,
- Ledélai supplémentaire appliqué,
- Vos propres coordonnées pour l’envoi du chèque, votre RIB, le lien vers une plateforme régler sa facture en ligne, etc.
Quelques conseils pour la rédaction du mail de relance
La lettre de relance courtoise reste de rigueur. Il faut demeurer poli en toutes circonstances. Vous devez préserver une bonne entente avec votre client. Rappelez-vous qu’il n’est peut-être pas de mauvaise foi. Si la courtoisie reste de mise, faites quand même attention. Faites preuve de suffisamment de fermeté dans votre message pour que le contenu de votre courriel soit pris au sérieux.
- Allez droit au but: privilégiez l’envoi d’un autre courrier électronique si vous souhaitez transmettre d’autres informations n’entrant pas dans le cadre de l’impayé.
- Joignez la facture concernée en pièce jointe. Votre client accédera plus facilement et rapidement au document.
- Il s’agit d’une relance de facture impayée donc précisez bien l’objet du mail.
Quand envoyer le mail de relance
Les factures impayées sont la raison principale de défaillance des PME. Agissez dès la survenance d’un retard de paiement. Commencez par suivre les étapes de recouvrement amiable et ne laissez plus vos factures impayées trainer.
